Notion活用支援による申請・承認業務のデジタル化

課題・背景

• 紙・スプレッドシート・チャット・校務システムに情報が分散し、「どこにあったか」を探すところから仕事が始まる状態だった
• 定型業務が属人化していて、何から手を付けるべきかの優先順位が決まっていなかった
• 購入申請や経費精算は、申請書を印刷して領収書を貼り、提出箱へ持ち込む運用が残っていた

実施内容

いきなりツールを入れず、業務の棚卸しと優先順位づけから始めました。効果が見込める業務から順に、フォームとデータベースへ置き換えています。

• 業務の棚卸しと優先順位づけ1on1とキックオフを重ねて効率化の候補を洗い出し、業務棚卸しのページに集約しました。候補ごとに「影響範囲・使うツール・見込めるインパクト」を付けて、着手の順番を決めています。
• 進捗が自動で見える仕組みづくり候補をデータベース化し、ステータス・担当者・タスクを紐づけました。ダッシュボードで完了・進行中・未着手を可視化し、月次で振り返る運用をつくっています。
• 購入申請と経費精算のデジタル化窓口が分かれていた購入申請を統合し、申請から明細までを一つの流れにつなぎました。経費精算はスマートフォンから申請できるようにし、レシートの写真添付と、申請・承認時の通知に対応しています。
• 普段使っているツールの中で完結させるGoogleワークスペースとSlackを連携させ、申請と通知が普段のツールの中で終わるようにしました。Notionのカスタムエージェントを使い、申請内容を明細のデータベースへ転記する処理も自動化しています。
• 会計への受け渡しと、型の横展開会計に取り込むためのデータの書き出し手順を整備し、毎月同じ形式で出せるようにしました。「フォーム → データベース → 通知」の型は、安全点検や押印申請など他の業務へも広げています。
• 作り込みすぎず、担当が代わっても誰でも運用できる状態を目指して実装した

成果

• 効率化の候補49件を一元管理できるようにし、約3か月で13件が完了、7件が進行中まで進んだ
• 経費精算で、印刷・領収書の貼り付け・提出箱への持ち込みが不要になった
• 窓口が分かれていた購入申請が、一本の流れに統合された
• 自動化した処理も、特定の担当者しか触れない仕組みにせずに運用できる形にできた
• 資金繰りを実データで見通せるようになり、経営判断の材料が揃った
• 「フォーム → データベース → 通知」の型が固まり、新しい申請業務を立ち上げる速さが上がった

コントランの役割

業務の棚卸しから、優先順位づけ、各業務のフォームとデータベースの設計、現場への定着までを担当しました。月次で進捗を振り返りながら、継続して支援しています。