大学の問い合わせ対応チャットボットの構築

課題・背景

• 学生課には、証明書や奨学金をはじめ多岐にわたる問い合わせが日常的に届き、その都度職員が対応していた
• 教員から事務への問い合わせも同じように発生していた
• 英語を話せる職員が限られており、英語での問い合わせは対応できる職員が空くのを待つことになり、いつも後手に回っていた

実施内容

問い合わせの受け手ごとに、答えるチャットボットを分けて構築しました。

• 学生課の問い合わせ対応学生からの問い合わせに、チャットボットがその場で答える形にしました。
• 教員からの問い合わせ対応教員から事務への問い合わせ用に、別のチャットボットを構築しました。聞く相手を探さなくても、まずチャットボットに聞ける状態にしています。
• 英語・中国語などへの多言語対応日本語と同じ内容のまま、英語や中国語などの問い合わせにも応答できるようにしました。翻訳できる職員を待つ必要がありません。
• チャットボットは学内からのみアクセスできる形で構築している
• 構築には、NotionやDifyなどのツールを、大学の環境と用途に合わせて使い分けている

成果

• 後手に回っていた英語での問い合わせに、その場で応答できるようになった
• 外国語での対応が、英語を話せる職員の空き時間に左右されなくなった
• 英語だけでなく中国語などにも同じように答えられ、利用者に非常に喜ばれている

コントランの役割

チャットボットの構築を担当しました。