学内で使えるAIツールで、職員の実務が軽くなる状態にする
コントラン株式会社は、大学・学校法人を対象に、職員向けの生成AI研修を設計・実施しています。目指すのは、学内で契約しているAIツールの範囲で、日々の実務が実際に効率化されている状態です。新しいツールを導入するところからは始めません。無料の研修動画や他大学との共同研修で足りる場合もあります。足りないのはたいてい「自分の部署の業務にどう当てはめるか」のほうなので、軽くしたい業務と、学内で使える道具を先に決めてから構成を組みます。学校法人本部や小中高の事務職員向けにも同じ形で設計できます。
よくある課題
研修を考え始めるときに起きていること
- 「AIをどう使えばいいか分からない」という声がある一方で、資料作成や学生対応の業務は増え続けている
- 事務職員の業務が年々複雑化し、負担が増している
- 一部の職員だけが使える状態になっていて、職員全体が前向きに捉えられる状態になっていない
- 無料の研修動画は見たが、自分の部署の業務にどう当てはめるかが分からないまま終わった
- 学内で契約しているツールに何があり、どこまで使ってよいのかが職員に共有されていない
設計
学内にある道具と、軽くしたい業務から決める
回数やカリキュラムは、そのあとに逆算します。決まった型を持ち込むのではなく、実施例で何をどう決めたかを書きます。
学内で使えるツールの範囲で組む
契約しているものと、管理者の設定で使えるようになっているものを先に確認し、その範囲で構成します。使えないツールを扱っても、研修のあとに実務で使えません。新しいツールを導入するところから始めません。
効率化したい実務を先に決める
資料作成、議事録、データ整理、問い合わせ対応。どの業務を軽くしたいかを決めてから、それに使える道具を割り当てます。道具の一覧から入ると、研修が終わっても自分の仕事に結びつきません。
回ごとに扱う道具と業務を決める
実施例では、第1回にChatGPT（プロンプト設計・文章作成・議事録・データ整理・スライド作成）、第2回に生成AI×Excel（データ整理・分析・レポート作成）、第3回にNotebookLM（現Gemini Notebook）＋ChatGPT（資料の要約・分析、自動議事録）、第4回にNotion／Notion AI（データベース構築と情報整理）を扱いました。回数と構成は、対象と学内の環境に合わせて決めます。
操作の習得で終わらせない
実務が軽くなって初めて、研修の効果が出ます。実施した研修では、「いまの作業には、もっと良い方法があるかもしれない」という改善思考の獲得を、ツールの定着率より優先しました。これは目的ではなく、実務の見直しが続くようにするための手段です。
対面とオンラインのハイブリッドで、参加できる形にする
実施例では各回90分、対面とオンラインのハイブリッドで設計しました。職員が業務の合間に参加できるかどうかは、内容と同じくらい参加率を左右します。
アーカイブを残して、単発で終わらせない
全回のアーカイブを学内の学習環境で公開しました。参加できなかった職員のリスキリングや、新しく着任した職員のオンボーディングにも使える形にしています。
毎回アンケートを取り、次の回の設計に反映する
各回の終了後に満足度・理解度・自由記述を取り、次回の設計へ反映しました。最初に全回を固めきらないほうが、現場の反応に合わせられます。
支援事例
私立大学での職員向け生成AI研修
職員・教員・研究支援スタッフを対象に、全4回で実施した事例です。受講者数や満足度などの数値は出していません。
判断
既にあるもので足りるか、自校に合わせて設計するか
文部科学省や教育センターが公開している研修動画、コンソーシアムの共同研修やSD講座で足りる場合があります。まずそこを確かめてから、設計が要るかを判断します。
既にあるもので足りる場合
自校に合わせて設計する場合
依頼する前に
研修を決める前に、一緒に決めること
回数や講師を決めるより先に決めることがあります。決まっていない段階でも、整理するところからご相談いただけます。
誰を対象にするか
職員だけか、教員や研究支援スタッフまで含めるか。対象が変わると、扱う業務も例示も変わります。実施例では職員・教員・研究支援スタッフを対象にしました。
学内で使えるツールは何か
契約しているツールと、管理者の設定で使える範囲を先に確認します。使えないツールを扱っても、研修のあとに実務で使えません。
扱う業務をどこまで具体的にするか
資料作成、議事録、データ整理、問い合わせ対応。どの業務を題材にするかを決めると、参加者が自分の仕事に置き換えやすくなります。
研修のあとに何を残すか
アーカイブ、プロンプト集、利用のルール。残すものを先に決めておくと、単発の講義で終わりません。
学内でどのツールが使えるか分からない段階でも、ご相談いただけます。
いま契約しているものは何か、どの業務を軽くしたいか、誰を対象にするか、研修のあとに何を残すか。そもそも既にあるもので足りるかを含めて、最初の打ち合わせで一緒に整理します。