大きく作らない、システム開発
コントラン株式会社は、大学・学校法人を対象に、GASやNotion、Difyなどを使った小さな業務システム・ウェブアプリ・チャットボットの開発を支援しています。大きなシステムを買う話ではありません。担当者が自分で直せる形で小さく作り、作って渡して終わりにしないのがコントランの開発です。
よくある課題
システムまわりで起きていること
どれか1つでも当てはまれば、着手できる状態です。
- システムを1つ入れるたびに見積もりを取り、仕様を伝え、納品を待つ。その間に制度が変わり、予算も毎年は取れない
- Excelマクロやスプレッドシートの継ぎ足しで回しているが、変更のたびに中身を書き換えるしかない状態になっている
- 業務を支えてきた仕組みを作った職員が異動・退職し、学内に更新できる人がいない
- 基幹システムはあるのに、その外側の業務（申請・承認・点検・予算・備品）は紙とスプレッドシートのまま残っている
支援事例
開発の事例
国立大学・私立大学・学校法人での、実際の課題と作ったものを紹介します。
私立の幼小中一貫校
Notion活用支援による申請・承認業務のデジタル化
紙とスプレッドシートで回していた申請・承認業務を、フォームとデータベースに集約しました。いきなりツールを入れず、業務の棚卸しと優先順位づけから始めています。
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国立大学
Excelマクロに依存しない運用への移行
各部局へ配る通知業務は、作成者が退職したうえ、部局や制度が変わるたびにマクロそのものを書き換えるしかない状態でした。Googleワークスペースへ移してGASで小さな業務システムとして作り直し、いまはプログラムに触らず、スプレッドシート上の設定を変えるだけで更新できるように変えました。
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私立大学
大学の問い合わせ対応チャットボットの構築
学生課や教員からの問い合わせに、チャットボットで応答できるようにしました。英語や中国語など、外国語での問い合わせにも対応できる形にしています。
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私立大学
財務会計の規定・マニュアル検索チャットボットの構築
財務会計の規定と、財務会計システムのマニュアルを探す時間を、チャットボットで大幅に削減しました。探す代わりに、聞けば該当箇所が返ってきます。
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大学
予算・収益ダッシュボードのウェブアプリ開発
スプレッドシートや複数のシステムに分かれていた予算・収益のデータを、1つのダッシュボードにまとめました。事業計画を立てるための材料を、実データで揃えています。
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作り方
コントランの開発の約束
納品して終わりの開発はしません。数年後も止まらない形で作ります。
大きく作らない
最初から全体を設計せず、効果が見込める業務を1つ選んで小さく作ります。1つ動かして、現場が実際に使うことを確かめてから広げます。最初の1件で型ができると、2件目からは速くなります。
毎年変わるものは、コードに埋めない
部局・制度・予算科目のような毎年変わるものは、プログラムではなく表の側に出して作ります。変更のたびに開発を頼む必要がなく、担当者が設定を変えるだけで回り続けます。
作って渡して終わりにしない
作った人しか直せない形にすると、その人がいなくなった時点で止まります。担当者が自分で直せる状態までを開発の範囲と考えます。動くことと、引き継げることは別です。
いま使っているツールを捨てさせない
GoogleワークスペースやSlackを乗り換える必要はありません。申請はフォーム、通知はSlackというように、それぞれ得意なところでつなぎます。
作れるもの
小さな業務システム・ウェブアプリ・チャットボット
いずれも実際の支援で作ってきたものです。ここに無いものも、業務が決まっていればご相談いただけます。
申請・承認のワークフロー
紙とスプレッドシートで回っている申請・承認・精算を、フォームとデータベースに載せ替えます。スマートフォンからの申請や、承認時の通知にも対応します。
通知・集計の小さな業務システム
GASとスプレッドシートで、毎年必ず回ってくる定型業務を自動化します。部局や制度が変わっても、表の設定を変えるだけで更新できる形で作ります。
問い合わせ対応のチャットボット
学生や教員からの問い合わせに、その場で答えるチャットボットを構築します。英語や中国語など、外国語での問い合わせにも対応できます。
マニュアル・規定の検索チャットボット
マニュアルや規定を読み込ませ、探す代わりに聞けば該当箇所が返る形にします。Googleワークスペースの大学では、Gemini Notebook（旧NotebookLM）を活用できる場合もあります。
予算・収益のダッシュボード
予算や収益のデータをまとめて見られるダッシュボードを構築します。事業計画や経営判断の材料を、実データで揃えます。